อย่างแรกคนต้องมาก่อนครับไม่ว่าจะระบบดีหรือแย่แค่ไหนคนต่างหากที่เป็นคนไช้ ระบบดีคนแย่มันก็ชี้นกเป็นไม้แบบไทยนี่แหละครับบอกไว้ก่อนนะครับ ระบบการทำงานของไทยผมบอกเลยว่าดีที่สุดในโลกขนาดเอาคนทำงานไม่เป็นมาบริหารแบบกู้เงินเข้ากระเป๋าตัวเองเกือบสิบปีประเทศยังทำงานต่อไปได้ เจ๋งกว่าอเมริกาที่ทรัมป์อวดว่าต่อไห้ตัวเองไปเที่ยวสักปีระบบก็รันไปเองได้ เจอไทยเอาคนทำงานไม่เป็นเอาคนคอรัปชันเต็มสภาเกือบสิบปีระบบยังทำงานได้ดี ท่านคิดว่าในโลกมีระบบที่ดีกว่าไทยด้วยเหรอโควิทระบาททังโลก รัฐโง่แค่ไหนระบบก็รันหน่วยงานที่เกี่ยวข้องมาป้องกันได้ดีระดับโลกถ้าไม่ติดว่าอภิสิทชน ทำตามใจเปิดบ่อนเที่ยวรับรองแขกแบบไม่สนใจมันจะระบาดทัวประเทศเหรอ ระบบของไทยดีที่สุดในโลกเเล้วครับต่อไห้คนไช้ห่วยแค่ไหนก็ยังไม่เจ็ง
อันนี้เข้าใจผิดแล้วครับ ระบบไทยเองมันก็มีปัญหามากครับ ถ้าใครอยู่หรือเคยทำงานใกล้ชิดจัดซื้อจัดจ้างของระบบราชการไทย
จะรู้ว่าเป็นอะไรที่น่าเบื่อมากกว่าจะจัดซื้อจัดจ้างได้กินเวลาไม่รู้กี่ขั้นตอน แถม Waste Time มากๆ
ขณะที่ระบบเอกชนที่มีคอรัปชั่นน้อยกว่าภาครัฐยังมีระบบไม่กี่ขั้นตอนเอง
เดี๋ยวผมจะอธิบายระบบจัดซื้อจัดจ้างเอกชนให้ครับ อันนี้เอาแบบมาตรฐานของสากลโลกเลยนะ
ขั้นแรก ผู้ปฏิบัติงานตรวจสอบกับ Store แล้วไม่มีของ ให้เขียนใบต้องการให้จัดซื้อจัดจ้าง เรียกว่า Purchase Indent หรือ PI แก่ Store
ขั้นสอง Store รับรองและส่งให้แผนก Procurement(จัดซื้อจัดจ้าง) ทำการสืบราคาและเทียบราคา ส่วนใหญ่เทียบกัน 3 เจ้าเป็นอย่างน้อย และผู้มีอำนาจยืนยัน Approve อนุมัติคำสั่งซื้อ
ขั้นสาม หลังจากได้เจ้าที่ต้องการ แผนก Procurement จะทำใบสัญญาสั่งซื้อ เรียกว่า Purchasing Order หรือ PO
ขั้นสี่ Store รอรับของที่มาส่ง เมื่อ Supplier มาส่งของแล้ว Store ก็จะทำเอกสารรับสินค้าเข้า เรียกว่า Good Receipt Purchasing Order และเอกสารนี้ข้อมูลจะต้องสัมพันธ์กับ PO ที่เราทำเอาไว้ก่อนหน้า ทั้ง Unit Rateและปริมาณ
ขั้นห้า แผนกบัญชีทำเอกสารใบบัญชีเจ้าหนี้ เรียกว่า Account Payable หรือ AP (ส่วนกรณีเก็บตังจากเจ้าของงานจะใช้ Account Receive หรือ AR)
ขั้นหก จ่ายเงินหรือโอนเงินแก่ Supplier และทำเอกสาร Outgoing
เป็นอันจบพิธี นี่คือหลักการจัดซื้อจัดจ้างสากลโลก แค่ 6 ขั้นตอนนี้ก็สามารถสืบค้นตรวจสอบได้หมด เอกสาร PI, PO, GRPO, AP, Outgoing มันจะสัมพันธ์กันหมด ยิ่งถ้าใครใช้ระบบบัญชี SAP ชีวิตยิ่ง Easy
แต่ของไทยนี่มากกว่า 10 ขั้นตอนเสียอีก ต้องมีการตั้งกรรมการสืบราคา ต้องตั้งกรรมการจัดซื้อจัดจ้าง ต้องตั้งกรรมการงบประมาณ ฯลฯ พูดง่ายๆแทงเรื่องขึ้นไปข้างบนเรื่อยๆ กว่าจะได้ซื้อ ขณะที่สากลโลกเขาใช้เวลากันไม่เกิน 1 สัปดาห์(ส่วนใหญ่กินเวลาจากขั้นตอนการสืบราคา) แต่ระบบราชการไทยแค่โต๊ะเก้าอี้โง่ๆ ตัวเดียวใช้เวลาครึ่งปี
ยังจะบอกว่าระบบมันดีอีกเหรอ?
อ๋อ อีกอย่าง เนื่องจากระบบบัญชีราชการไทย แม่งโครตจะล้าหลัง คือ มีบัญชีแค่ขาเดียวคือ รายรับ กับ รายจ่าย
แต่เวลาจะทำบัญชีสากลโลก เขาจะต้องมี 2 บัญชีมาเทียบกัน
1.บัญชีงบดุล(Balance Sheet)
2.บัญชีกำไร-ขาดทุน(Profit&Loss Statement)
ระบบราชการมีแค่งบประเภท 2 แล้วมันจะตรวจสอบอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไรกันละ
งบกำไรขาดทุน หรืองบรายรับรายจ่าย มันบอกแค่ กำไรสะสม = รายได้ - รายจ่าย แค่นั้นเอง
ซึ่งมันจะสมบูรณ์มันต้องไปเทียบกับ งบดุล ซึ่งก็อย่างที่ผมเคยลงตั้งหลายครั้งว่า
ทรัพย์สิน = หนี้สิน + ส่วนของทุน
ซึ่งส่วนของทุน = ส่วนของความเป็นเจ้าของ + กำไรสะสม
ดังนั้นมันจะได้สมการบัญชีว่า ทรัพย์สิน = หนี้สิน + ส่วนของความเป็นเจ้าของ(รัฐ) + กำไรสะสม
ระบบที่ล้าหลังมันทำให้มันเสียเวลาการทำงานไปโดยใช่เหตุ และพอมันล้าหลังตรวจสอบไม่ได้ มันก็เลยต้องเพิ่มขั้นตอนการตรวจสอบอีก
นี่แค่ยกตัวอย่างเรื่องเดียวนะ คือ เรื่องระบบบัญชี จริงๆมีอีกหลายเรื่อง
ในเมื่อคิดเองไม่ได้ มันจะยากอะไรก็แค่ใช้ระบบสากลที่ทั่วโลกยอมรับ แค่นั้นจบ EZ GGWP
แทนที่จะไปทำให้มันยากด้วยการเพิ่มขั้นตอนตรวจสอบสิบกว่าขั้นตอน มันคือการตำน้ำพริกละลายแม่น้ำเล่น
เรื่องง่ายๆ ไม่ทำ ชอบทำให้มันเป็นเรื่องยาก
แล้วผมยังไม่พูดถึงระบบค่าเสื่อมนะ ผมถามว่าถ้าไม่มีงบดุล แล้วจะตัดจ่ายค่าเสื่อมของทรัพย์สิน(Fixed Asset)อย่างไร?
ผมจำได้ว่า นิยายเรื่อง ลูกสาวดยุค หรือ ราชาทาสโซมะ หรืออะไรนี่แหละที่เคยเขียนเอาไว้
ว่าเวลาตรวจสอบบัญชีโดยไม่เพิ่มขั้นตอนวุ่นวายคือต้องใช้ หลักการบัญชี 2 ขา หรือ ก็คือ งบดุล กับ งบกำไร-ขาดทุน ร่วมกัน